Privatlivspolitik

Introduktion

Hos MURERSVENDENES FINANS A/S (”vi”, ”os” eller ”vores”) prioriterer vi datasikkerhed og fortrolighed højt. I denne privatlivspolitik kan du læse, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du er i berøring med os.

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

Dataansvarlig

Når du er i berøring med os, jf. afsnit 1 – 7, behandler vi dine personoplysninger som dataansvarlig i henhold til databeskyttelsesforordningen (“GDPR”) og databeskyttelsesloven (“DBL”).

Vores kontaktoplysninger fremgår nederst i privatlivspolitikken.

Murersvendenes Finans som databehandler

I tilfælde hvor vi er databehandler, agerer vi efter instruks fra den dataansvarlige og i henhold til en databehandleraftale. I disse tilfælde finder denne privatlivspolitik ikke anvendelse for behandlingen.

Behandlingsaktiviteter

Følgende afsnit og tabeller beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger, formålet hermed samt hvilket retsgrundlag vi har for behandlingen:

1. Jobansøgere

Vi behandler dine personoplysninger med det formål, at:

  • evaluere din ansøgning, herunder dine kompetencer og kvalifikationer samt hvorvidt, vi vil tilbyde dig ansættelse; og
  • undersøge mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder.
Typer af personoplysninger Formål Retsgrundlag Opbevaring
De informationer du giver os i din ansøgning, herunder dit navn, kontaktoplysninger, CV, eventuelle noter fra jobsamtaler, vores bedømmelse af dig samt eventuelle oplysninger, som du måtte dele. Pkt. 1.1(I) Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at vurdere dine kvalifikationer for ansættelse forud for indgåelse af en eventuel ansættelseskontrakt (GDPR art. 6, stk. 1, litra b). Hvis du får afslag på din ansøgning, vil vi som udgangspunkt slette dine personoplysninger, når rekrutteringsprocessen er afsluttet. Det vil typisk være sammenfaldende med det tidspunkt, hvor der indgås en ansættelseskontrakt med den valgte kandidat, og som udgangspunkt maksimalt 6 måneder efter det tidspunkt, hvor du har fået afslag.

Er det dig, der får stillingen tilbudt, vil dine oplysninger, som blev indsamlet i rekrutteringsprocessen, blive overført til din personalefil.

 

2. Medarbejdere

Udover de personoplysninger vi har indsamlet under rekrutteringsprocessen, jf. afsnit 1, behandler vi dine personoplysninger med det formål, at:

  • administrere ansættelsesforholdet, herunder til evalueringer, forfremmelser, karriereudvikling, generel lønadministration og andre fordele, pensioner, træning, fravær, forflyttelser, udstationering, rejsehåndtering, håndtering af disciplinærsager og fyringer;
  • kunne lokalisere vores køretøjer, der anvendes af dig i arbejdstiden; og
  • markedsføring via intranet, hjemmesider og sociale medier.
Typer af personoplysninger Formål Retsgrundlag Opbevaring
Lønoplysninger og detaljer om kompensation, f.eks. bankdetaljer, grundløn, bonus, fordele og lønforhandlinger;

Arbejde og arbejdshistorik, f.eks. beskrivelse af nuværende stilling, titel, afdeling, overordnet/underordnede, medarbejder identifikationsnummer og ansættelseskontrakt; og

Oplysninger om arbejdsplanlægning, f.eks. tidsregistrering, ferie, sygdomsfravær og andre fraværsregistreringer, orlov og arbejdstimer.

 Pkt. 2.1(I) For at opfylde vores forpligtelser i forbindelse med dit ansættelsesforhold (GDPR art. 6, stk. 1, litra b). Vi opbevarer dine personoplysninger indtil, at der ikke længere er et sagligt behov for fortsat opbevaring, og tager her særligt hensyn til fristerne i forældelses- og bogføringsloven. I forbindelse med ophør af ansættelsesforholdet gemmer vi som udgangspunkt dine personoplysninger i op til fem (5) år efter, at du er ophørt med at arbejde hos os.
GPS-koordinater Pkt. 2.1(II) Vores legitime interesse i at kunne lokalisere vores køretøjer, der anvendes af dig i arbejdstiden i den udstrækning, at det er nødvendigt for at kunne spore bilen i tilfælde af tyveri eller vanvidskørsel (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).
CPR-nummer Pkt. 2.1(I) DBL § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 2, og § 12, stk. 1.
Helbredsoplysninger Pkt. 2.1(I) For at overholde en retlig forpligtelse, der påhviler os (GDPR art. 9, stk. 1, litra b og DBL § 7).
Navn, stilling og billeder. Pkt. 2.1(III) Dit samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a).

Vores legitime interesse i at dele dit billede på vores intranet samt i situationer, hvor du ikke er fremtrædende på billedet (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).

 Vi bestræber os på at nedtage alle eksterne billeder og videoer, hvor du fremgår i forbindelse med din opsigelse eller ved tilbagekaldelse af dit samtykke, hvis dette er det relevante retsgrundlag.

3. Direktions- og bestyrelsesmedlemmer

Vi behandler dine personoplysninger med det formål, at:

  • kunne indberette til revisionsselskab og offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen; og
  • markedsføring via intranet, hjemmesider og sociale medier.
Typer af personoplysninger Formål Retsgrundlag Opbevaring
Navn,  adresse, e-mail, telefonnummer og CPR-nummer. Pkt. 3.1(I) GDPR art. GDPR art. 6, stk. 1, litra b og art. 6, stk. 1, litra c). 5 år efter ophør i direktion/bestyrelse.

CPR-nummeret slettes dog umiddelbart efter ophør i direktion/bestyrelse.
Billeder. Pkt. 3.1(II) Dit samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a).

Vores legitime interesse i at dele dit billede på vores intranet samt i situationer, hvor du ikke er fremtrædende på billedet (GDPR art. 6, stk. 1, litra f).

 Vi bestræber os på at nedtage alle eksterne billeder og videoer, hvor du fremgår i forbindelse med dit ophør eller ved tilbagekaldelse af dit samtykke, hvis dette er det relevante retsgrundlag.

 

4. Konsulenter, samarbejdspartnere og leverandører

Vi behandler dine personoplysninger med det formål, at:

  • kunne administrere aftaleforholdet og samarbejdet med dig eller den virksomhed/organisation, du er tilknyttet, herunder efterkomme anmodninger fra dig, administrere tilladelser, login og adgang til vores systemer; og
  • undersøge mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til individer og myndigheder.
Typer af personoplysninger Formål Retsgrundlag Opbevaring
Navn, virksomhed, kontaktoplysninger, startdato, arbejdssted- og tider, aftalte arbejdsopgaver, honoraroplysninger samt offentlig tilgængelig information og øvrige oplysninger, som du giver til os. Pkt. 4.1(I) og 4.1(II) 1)    Vores legitime interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) i, at:

a)    kunne administrere aftaleforholdet og samarbejdet, herunder at kunne kommunikere og samarbejde med dig om indgåelse/efterlevelse/opfyldelse af aftaler med dig eller den virksomhed/organisation, du er tilknyttet;

b)    opbevare dokumentation for vores samarbejde til brug for fakturering og løsning af eventuelle tvister;

c)    kunne levere CV oplysninger om dig til en kunde, når vi afgiver tilbud som hoved-/underleverandør eller som et konsortium til en kunde i en tilbudsproces med den virksomhed eller organisation, som du arbejder for.

2)    Når det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, eller for at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os (GDPR art. 6, stk. 1, litra b).

3)    Når behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse for os (GDPR art.  6, stk. 1, litra c).

 Vi opbevarer personoplysninger om konsulenter så længe, at vi har et behov for at varetage formålene, jf. ‎4.1.

Opbevaring sker iht. bogføringsloven samt reglerne om forældelse af straf- og erstatningsansvar (absolutte frister), hvis relevant. Hvis det ikke er relevant, slettes personoplysningerne forinden, herunder i forbindelse med ophøret af samarbejdet.

5. Besøgende på vores lokation (videoovervågning)

Når du indfinder dig på vores kontorer, foretager vi tv-overvågning med det formål, at:

  • forebygge kriminalitet og behandling af arbejdsskader.
Typer af personoplysninger Formål Retsgrundlag Opbevaring
Videoovervågning, herunder almindelige personoplysninger (din adfærd og arbejdsgange via videoovervågningen) og strafbare oplysninger (overtrædelser via straffeloven via optagelserne). Pkt. 6.1(I) Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i lov om tv-overvågning (GDPR art. 6, stk. 1, litra e, art. 6, stk. 1, litra f, art. 6, stk. 1, litra c, art. 9. stk. 1, litra f og DBL § 8, stk. 3).

Eventuel videregivelse til politiet sker i overensstemmelse med lov om tv-overvågning og DBL § 8. Optagelserne bliver ikke offentliggjort, videregivet eller vist til andre end til politiet, medmindre du har givet dit udtrykkelige samtykke hertil, eller hvis videregivelsen følger af lov.

 Optagelser fra TV-overvågningen slettes som udgangspunkt 30 dage, efter at optagelserne er foretaget.

Optagelser kan dog opbevares i et længere tidsrum end 30 dage, hvis det er nødvendigt af hensyn til en konkret tvist eller i kriminalitetsforebyggende øjemed. Er opbevaring nødvendig af hensyn til en konkret tvist, gives en underretning til den, som tvisten vedrører.

Deling af dine personoplysninger

Vi behandler dine oplysninger fortroligt, og vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjeparter, medmindre vi er forpligtet eller berettiget hertil i henhold til loven, eller hvis det er nødvendigt for at forfølge de i tabellerne beskrevne formål. Modtagerne af dine oplysninger vil være:

Kategori af registrerede Modtagere
Jobansøgere
  • Koncernselskaber.
  • Offentlige myndigheder.
  • Vores databehandlere, f.eks. i forbindelse med administration af vores it-systemer.
Medarbejdere
  • Koncernselskaber.
  • Offentlige myndigheder.
  • Vores databehandlere, f.eks. i forbindelse med administration af vores it-systemer.
  • Lønadministrator, Arbejdsmarkedets Tillægspension, Arbejdsgivernes Centrale Ferieregister, pensionskasser, banker og forsikringsselskaber, Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto, NemKonto.
  • Arbejdsskadestyrelsen, Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag, Arbejdsmarkedsstyrelsen, Danmarks Statistik, Kommuner vedrørende dagpengerefusion, Virk.dk, Indkomstregistret, DA-Barsel og Barsel.dk.
  • Rejsebureauer, flyselskaber, biludlejningsselskaber og leasingselskaber.
  • Vores revisor samt eksterne rådgivere, f.eks. advokater.
Direktions- og bestyrelsesmedlemmer
  • Koncernselskaber.
  • Offentlige myndigheder.
  • Vores databehandlere, f.eks. i forbindelse med administration af vores it-systemer.
Konsulenter, samarbejdspartnere og leverandører

Besøgende på vores lokation
  • Koncernselskaber.
  • Offentlige myndigheder.
  • Vores databehandlere, f.eks. i forbindelse med administration af vores it-systemer, herunder til overvågning.
  • Kunder, når vi og den virksomhed eller organisation, som du arbejder for, afgiver tilbud som hoved-/underleverandør eller som konsortium til en kunde i en tilbudsproces.
  • Sociale medier, hvis du har givet samtykke hertil.
  • Vores revisor samt eksterne rådgivere, f.eks. advokater.
Kunder
  • Koncernselskaber.
  • Vores databehandlere, f.eks. i forbindelse med administration af vores it-systemer.
  • Vores revisor samt eksterne rådgivere, f.eks. advokater.
Besøgende på vores hjemmeside og sociale medier
  • Koncernselskaber.
  • Vores databehandlere, f.eks. i forbindelse med administration af vores it-systemer.
  • Sociale medier.
  • Vores revisor samt eksterne rådgivere, f.eks. advokater.

Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger til vores formål og på vores instruks. Vi indgår databehandleraftaler med vores databehandlere for at sikre, at den nødvendige sikkerhed er på plads og for at beskytte oplysningerne og overholde vores databeskyttelsesforpligtelser; og

Vi forsøger at begrænse delingen af dine personoplysninger og ovenstående modtagere har alene adgang til personoplysningerne i det omfang, at det er passende i forhold til, hvad personoplysningerne skal bruges til. Modtagerne er desuden forpligtet til ikke at videregive oplysningerne til nogen eller til at anvende dem til andre formål, end deres formål med modtagelsen.

Overførsel til tredjelande

Hvis overførsel af dine personoplysninger ud af EU/EØS er nødvendig for at forfølge et eller flere af ovenstående formål, vil overførsel finde sted i fuld overensstemmelse med relevant databeskyttelseslovgivning og med behørigt overførselsgrundlag f.eks. EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Hvis du ønsker en oversigt over tredjelandsoverførsler og grundlaget herfor, er du velkommen til at skrive til skrive til os. Vores kontaktinformationer fremgår nederst i privatlivspolitikken.

Hvor oplysningerne stammer fra

Dine personoplysninger stammer fra:

Kategori af registrerede Kilder
Jobansøgere
  • Direkte fra dig, såsom oplysninger du giver os gennem ansøgningsprocessen.
  • Koncernselskaber og samarbejdspartnere.
  • Tredjeparter, som kan inkludere:
    • Referencer.
    • Andre tredjeparter, herunder bureauer for baggrundstjek og rekrutteringsbureauer.
    • Sociale medier.
  • Videoovervågning.
Medarbejdere
  • Direkte fra dig, såsom oplysninger du giver os gennem ansøgningsprocessen eller i forbindelse med din ansættelse.
  • Koncernselskaber og samarbejdspartnere.
  • Tredjeparter, som kan inkludere:
    • Referencer.
    • Andre tredjeparter, herunder bureauer for baggrundstjek og rekrutteringsbureauer.
    • Sociale medier.
  • Videoovervågning.
Direktions- og bestyrelsesmedlemmer
  • Direkte fra dig.
Konsulenter, samarbejdspartnere og leverandører

Besøgende på vores lokation
  • Direkte fra dig eller den virksomhed/organisation, du repræsenterer eller er tilknyttet.
  • Koncernselskaber og samarbejdspartnere.
  • Videoovervågning.

Videoovervågning

Vi har installeret videoovervågning ved indgangspartier til- og i vores bygninger. De videoovervågede områder er tydeligt markeret ved skiltning. Optagelserne opbevares på en sikker server, som kun et begrænset antal medarbejdere har adgang til.

Sikkerhed

Vi har etableret – og vedligeholder – passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger således, at dine personoplysninger ikke hændeligt eller ulovligt slettes, forringes eller fortabes, ligesom de ikke kommer til uvedkommende tredjemands kendskab eller på anden måde misbruges eller bruges i uoverensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Bliver vi udsat for et brud på persondatasikkerheden, hvor vi skønner, at der er en høj risiko for at dine personoplysninger kan misbruges, vil vi uden unødigt ophold underrette dig om bruddet. Vi vil også informere dig om, hvad vi har gjort for at mindske risikoen for misbrug af dine oplysninger.

Vi har interne regler og instrukser, som sikrer, at kun de af vores medarbejdere, som har et sagligt formål, har adgang til dine personoplysninger, herunder helbredsoplysninger.

Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig:

  • Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Derudover kan du gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Endvidere har du ret til at få berigtiget dine personoplysninger, eller du kan bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
  • Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig, uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, fx hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig, eller hvis vi efter lovgivningen er forpligtet til at opbevare oplysningerne.
  • Under visse omstændigheder kan du også anmode om, at vi giver dig en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og anmode om, at vi transmitterer oplysningerne til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
  • Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se nedenfor). Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen. Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.
  • Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os (se nedenfor). Vi beder om, at du i forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder giver os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt.

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet på +45 33 19 32 00 eller dt@datatilsynet.dk.

Meddelelse om ændring af denne privatlivspolitik

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer af denne privatlivspolitik fra tid til anden i overensstemmelse med den gældende databeskyttelseslovgivning. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.

Kontaktoplysninger

Ønsker du at udøve dine rettigheder, eller har du spørgsmål angående vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os:

Murersvendenes Finans A/S
Ejby Industrivej 80, 2600 Glostrup
CVR-nr.: 21687812
Tlf. +45 43 43 00 63
mas@masas.dk